D’un point de vue financier, la gestion des frais professionnels est un exercice d’équilibre délicat entre minimiser les dépenses inutiles et s’assurer que les budgets alloués sont suffisants pour les collaborateurs et efficaces pour la rentabilité. Du point de vue de la gestion des processus, les entreprises se sont efforcées de simplifier la charge de la gestion des notes de frais, en réduisant les erreurs et les fraudes, ainsi que la paperasse et la gestion administrative qui l’accompagnent. L’avènement du télétravail généralisé n’a fait qu’empirer la situation, mais fort heureusement, il a également servi de stress-test grandeur nature.
Les règles de distanciation ont jeté un éclairage nouveau sur les avantages des processus de dématérialisation et des solutions informatiques qui permettent une gestion fiable et automatisée, afin d’optimiser la gestion des ressources en toute sécurité. La dématérialisation agit également sur l’optimisation de fonctions connexes, comme la fluidité du pilotage des dépenses et la comptabilité. En fournissant des données fiables et à jour sur les dépenses, elle permet en outre une prise de décision informée. Voici les 10 avantages du recours à une solution informatique dématérialisée pour la gestion des notes de frais :
- Réduction des coûts : la gestion des notes de frais est un processus complexe, car il est encadré par une règlementation stricte, ce qui expose à des erreurs et des frais supplémentaires dus à la méconnaissance de la règlementation par les collaborateurs. En automatisant le processus, la dématérialisation contribue à la réduction du coût de gestion des notes de frais.
- Simplification des processus : l’une des plaintes récurrentes concernant la gestion des notes de frais est leur propension à mobiliser des ressources et du temps et de ralentir les services concernés. En passant à la dématérialisation, les services réduisent drastiquement les efforts et le temps dévolus au traitement des notes de frais.
- Archivage écoresponsable : le numérique réduit la consommation de papier et contribue à la réduction de l’empreinte carbone de l’entreprise. Celles-ci peuvent alors intégrer ces processus vertueux dans leur bilan RSE.
- Productivité accrue et UX améliorée : à l’heure actuelle, la pénurie de profils et les difficultés de recrutement obèrent les ressources des entreprises. L’automatisation de la gestion des notes de frais permet aux collaborateurs de se concentrer sur les tâches à valeur ajoutée, laissant les processus fastidieux et chronophages aux algorithmes. Elle a comme vertu d’améliorer l’expérience utilisateur et par conséquent l’attractivité de l’entreprise.
- Réduction des risques d’erreur et de fraude : Au-delà de l’erreur humaine, la fraude représente une source importante de pertes pour l’entreprise. Que ce soit dû à la méconnaissance des procédures ou à la malveillance, la dématérialisation réduit les possibilités d’erreur et de fraude.
- Conformité règlementaire : la loi encadrant les frais professionnels est complexe et subit régulièrement des modifications. Les nombreuses règles qui la constituent diffèrent selon la nature des dépenses couvertes, comme l’usage de son véhicule personnel ou les frais de restauration. Les outils informatiques intègrent ces règles, ce qui libère les collaborateurs des tâches fastidieuses pour se concentrer sur l’essentiel.
- Pilotage par la donnée : le suivi et l’analyse des dépenses, ainsi qu’une prise de décision basés sur l’analyse des données sont les avantages induits les moins visibles d’une solution de dématérialisation des notes de frais. Pourtant, ils ouvrent les entreprises aux nouvelles capacités apportées par les algorithmes cognitifs (intelligence artificielle et apprentissage automatique), car, après la dématérialisation, l’analytique et la connexion avec les autres applications financières de l’entreprise constituent les prochaines étapes de l’évolution de la gestion des notes de frais.