Facture électronique obligatoire : se préparer pour 2024

Facture électronique obligatoire : se préparer pour 2024

Selon la nouvelle réforme, une facture au format PDF ne sera plus acceptée. Seuls les formats structurés ou mixtes seront le seront.

Le socle accepté par le Portail Public de facturation (PPF) est composé de 3 formats de factures électroniques reposant sur des standards sémantiques et syntaxiques respectant la norme européenne EN 16931 :

  • 1 format mixte Factur-X
  • 2 formats structurés UBL et CII.

Les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) et les Opérateurs de Dématérialisation (OD) devraient être en capacité de transformer aux formats du socle.

Qu’est-ce-qu’une facture électronique ?

Elle est également connue sous le nom d’e-facture, e-invoicing ou facture dématérialisée.
Selon la nouvelle réforme, une facture au format PDF ne sera plus acceptée. Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée, et elle comporte un socle minimum de données structurées. La facture électronique devra suivre la norme EN16931 qui regroupera 164 données obligatoires.
À partir de 2024, seuls les formats structurés ou mixtes seront acceptés. Le socle accepté par le Portail Public de facturation (PPF) est composé de 3 formats de factures électroniques reposant sur des standards sémantiques et syntaxiques respectant la norme européenne EN 16931 :
1 format mixte Factur-X
2 formats structurés UBL et CII. C’est une facture émise, transmise, et reçue sous forme dématérialisée de bout en bout grâce à des plateformes ou portails. Elle sera adressée au client par l’intermédiaire d’un OD lui-même travaillant directement avec une PDP.

Facture électronique

Les acteurs de la facturation électronique

OD, PDP, PPF quels sont les rôles des acteurs ?
3 types d’acteurs sont en mesure de gérer les factures électroniques :

  • Le portail public de facturation – PPF
  • Les plateformes de dématérialisation partenaires – PDP
  • Les opérateurs de dématérialisation – OD

Toutes les données remonteront OBLIGATOIREMENT au PPF. Une fois les données centralisées, le PPF transmettra les informations à l’Administration Fiscale.

Acteurs facture électronique

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Quels sont les rôles de chacun ?

PPF :

  • Concentre les factures et les données de facturation pour les transmettre à l’Administration Fiscale.
  • Gestion de l’annuaire référençant les plateformes choisies par les entreprises.
  • Service minimum gratuit de dépôt, transmission, réception et archivage des factures. Transmission des 4 statuts obligatoires.

OD :

Il s’agit du flux le plus direct entre l’entreprise et le PPF + Administration fiscale. L’OD est raccordé au PPF ou à une PDP.
L’OD est chargé de transmettre les données de facturation dans un format défini avec le client (Factur-X, UBL ou CII) et de les envoyer via le PPF ou la PDP.

  • Propose des services de dématérialisation des factures aux entreprises pour émission et réception.
  • Sont l’intermédiaire lors de l’émission de factures entre le fournisseur et sa plateforme d’émission, et lors de la réception des factures entre l’acheteur et sa plateforme de réception.
  • L’OD assure aussi la gestion des statuts. Il permet le dépôt et la récupération en masse des informations auprès du PPF.

PDP :

Elles sont immatriculées auprès de l’Administration Fiscale et certifiées pour 3 ans renouvelables.
Elles proposent des services payants, avec probablement des fonctionnalités complémentaires à celles du PPF :

  • Emettre et recevoir les factures électroniques directement aux destinataires.
  • Extraire les données de facturation et règlement pour les transmettre à l’Administration Fiscale.
  • Assurer l’interopérabilité et la communication entre elles.

Quel processus choisir pour la dématérialisation de mes factures ? Flux direct ou indirect ?

Dans un premier temps il faut savoir que le PPF est l’incontournable de la réforme de 2024.
Le PPF (Portail Public de Facturation) est l’acteur indispensable de la dématérialisation des factures :

  • Rôle de réceptacle de toutes les données contenues dans les échanges de factures entre entreprises
  • Rôle de lien avec l’Administration Fiscale
  • Rôle de contrôle de TVA

Mais les entreprises ne passeront pas directement par la PPF, elles devront choisir un intermédiaire.
Mais alors, quel processus choisir pour faire le lien entre mon entreprise et le PPF + Administration fiscale ?

Il existe 2 solutions pour les entreprises : choisir un OD ou une PDP…

Processus de dématérialisation des factures

Le flux direct : OD

Choisir un Opérateur de Dématérialisation permet d’adopter le flux le plus direct et le moins coûteux pour une entreprise. En effet, il s’agit du circuit proposé par l’Administration Fiscale, il est gratuit et ouvert à toutes les entreprises en France. Si vous choisissez cette solution, et si vous votre ERP génère déjà au format Factur-X, la seule dépense consiste en la mise en place d’une solution fournie par un OD (comme Ededoc) afin de recevoir, interpréter et conserver les données du flux de Factur-X entrantes.
Si votre ERP n’édite pas de factures au format Factur-X, Ededoc vous accompagne dans la conduite du changement.
Le flux direct est en totale conformité avec la réforme de 2024.

Le flux indirect : PDP

Les entreprises pourront passer par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire, qui proposera un service payant. Le rôle de cette plateforme sera de convertir, si nécessaire, les factures au bon format puis de transmettre les données à contrôler à l’Administration Fiscale (e-reporting) et au PDP de l’acheteur (e-invoicing). Chaque entreprise devra vérifier que la PDP choisie soit bien certifiée. Le dépôt de candidature sera ouvert en avril 2023..

Quel processus choisir pour la dématérialisation de mes factures ?

La réforme nécessite obligatoirement de mettre en place des nouveaux processus, en d’autres termes, d’innover et changer nos habitudes. La mise en place de nouvelles solutions doit être la plus simple possible pour les entreprises et organisations impactées par la réforme, le flux direct répondant parfaitement à ce besoin. Concernant le flux indirect, à ce jour il n’y pas encore d’éditeur ayant le statut de PDP, l’ouverture des demandes d’immatriculation étant prévue pour avril 2023.

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En quoi Ededoc peut m’aider ?

Circuit Ededoc

L’opérateur de dématérialisation : Le rôle d’Ededoc dans la réforme de l’obligation de facturation électronique

L’opérateur de dématérialisation (OD) permet la transition vers le futur nouveau mode de facturation. L’OD pourra aider les entreprises pour faire le lien avec le PPF et proposera des services de dématérialisation et d’automatisation des traitements des factures (validation, le suivi de paiement, etc.)

  1. L’opérateur de dématérialisation récupère les données de facturation dans le format défini avec le client.
  2. Et enfin il transmet en masse les factures via le PPF ou une PDP émettrice.

Dans le circuit de facturation, où intervient l’OD ?

  • Récupération des factures fournisseurs émises dans le cadre de la réforme
  • Échange des statuts

L’OD intervient à plusieurs niveaux:

  1. Il est l’intermédiaire entre le fournisseur et les PDP (dans le cadre de partenariats libres) – Transmissions en masse
  2. Il est l’intermédiaire entre l’émetteur et le PPF – Transmission en masse

Ededoc apporte ainsi une réelle valeur ajoutée dans votre gestion des factures fournisseurs et clients, et un accompagnement complet.

Chez Ededoc, nous proposons de vous accompagner dès maintenant dans la mise en place de la facturation électronique. Soyez prêt/e pour 2024 !

Glossaire de la facturation électronique

L’annuaire est une base de référence unique, centralisée et accessible via le Portail Public de Facturation (PPF) et les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP). Il permet de déterminer si l’acheteur utilise le PPF ou une PDP pour recevoir ses factures.

Quels sont les principes de l’annuaire ?

  • CENTRALISER: Regrouper l’ensemble des acteurs concernés par la réforme.
  • ASSURER L’INTEROPÉRABILITÉ : Mettre à disposition un annuaire accessible par tous les utilisateurs.
  • INFORMER : Garantir un niveau d’information permettant le bon adressage des factures, des statuts et des données de facturation.
  • SÉCURISER : Garantir la sécurité et la traçabilité des données contenues dans l’annuaire.

Les relations B2B (Business to Business) désignent les relations entre assujettis.

Les relations B2C (Business to Consumer) représentent l’ensemble des transactions effectuées entre une entreprise (Business) et un consommateur privé (Consumer).

C’est la solution mutualisée de facturation qui a été mise en place pour tous les fournisseurs (privés ou publics) de la sphère publique (État, collectivités territoriales…) afin de répondre aux obligations légales en matière de facturation électronique. NB : l’Administration Fiscale indique que le Portail Public de Facturation (PPF) sera construit sur le modèle de Chorus Pro.

Le schéma en Y permet différentes modalités d’échange des factures et de transmission des données :
  • Circuit A : l’émetteur et le destinataire passent directement par le PPF.
  • Circuit B : l’émetteur ou le destinataire recourt au PPF tandis que l’autre utilise une PDP.
  • Circuit C : l’émetteur et le destinataire recourent chacun à une PDP.

Le modèle Clearance permet à l’Administration fiscale de suivre toutes les transactions en temps réel et garantit ainsi la collecte de TVA. Ceci grâce au CTC.

C’est un Contrôle en Continu des Transactions par les autorités fiscales, c’est une sort de contrôle fiscal informatisé en temps réel.

Un de apports majeurs de la réforme de la facturation électronique est d’avoir la possibilité de suivre le cycle de vie d’une facture de son émission jusqu’à son paiement (dépôt, mise à disposition, validation, paiement etc.) et ainsi de connaître son statut.

Le E-invoicing , aussi appelé E-facturation, il s’agit de l’émission et réception de factures via une plateforme de dématérialisation. Il concerne les entreprises soumises à l’obligation de facturation électronique qui seront tenues de transmettre à l’Administration Fiscale certaines données de facturation. Les données concernées sont uniquement celles utiles au pré-remplissage des déclarations de TVA et à la détermination de la TVA collectée.

C’est la norme EN16931 publiée le 28/06/2017 qui définitif un modèle de données sémantique une facture principale.

Les entreprises non concernées par la facturation électronique auront également une obligation de e-reporting, c’est-à-dire une obligation de transmission à l’administration fiscale de certaines informations. Cette obligation de e-reporting s’adresse aux opérations internationales ou intracommunautaires, et avec les particuliers en BtoC.

Elle est également connue sous le nom d’e-facture, e-invoicing ou facture dématérialisée. Selon la nouvelle réforme, une facture au format PDF ne sera plus acceptée. Seuls les formats structurés ou mixtes le seront.

Selon la réforme, une facture au format PDF ne sera plus acceptée. Seront acceptés les formats structurés ou mixtes.

Les formats syntaxiques de facture autorisés sont les 3 suivants :

  • UBL : (Universal Business Language). C’est un format standard, et c’est en réalité un document XML. L’image de la facture est enregistré dans le fichier XML et toutes les données textes ont des étiquettes sous forme d’un code XML. Ce fichier XML comprend toutes les informations figurant dans une facture PDF normale, mais dans un format structuré et fixe.
  • CII : la Facture Inter Industries est une spécification technique utilisée pour créer la syntaxe de message susceptible d’être échangée au niveau mondial entre des partenaires commerciaux.
  • Factur-X : développée par la France et l’Allemagne, puis publiée en juillet 2017 par le Forum national de la facture électronique, la Factur-x fait référence àun standard de facture électronique à la fois visible par l’humain (format PDF/A3) et lisible par la machine(format XML).

C’est la cohérence des données du fichier électronique qui comporte les données de facturation.

C’est la forme du fichier électronique sous lequel les données de facturation doivent être transmises ou convertie pour en récupérer les données exigées par l’Administration (soit UBL, soit CII, soit Factur-X).

L’OD est raccordé au PPF ou à une PDP, son rôle :

  • Propose des services de dématérialisation des factures aux entreprises pour émission et réception.
  • Est l’intermédiaire lors de l’émission de factures entre le fournisseur et sa plateforme d’émission, et lors de la réception des factures entre l’acheteur et sa plateforme de réception.

Il s’agit d’un prestataire privé, immatriculé auprès de l’Administration Fiscale, proposant des services sécurisés couvrant la dématérialisation des factures, la transmission directe de ces factures entre clients et fournisseurs, ainsi que l’extraction et la transmission au Portail Public de Facturation (PPF).

Depuis le 1er Janvier 2013, les entreprises ont la possibilité d’émettre ou recevoir des factures sous forme papier ou électronique.

Il existe plusieurs solutions sécurisées, dans la mesure où elles garantissent l’authenticité de l’origine / l’intégrité du contenu/la lisibilité d’une facture : comment s’en assurer ?

La Piste d’Audit Fiable c’est la mise en place par une entreprises de contrôles permanents, tout au long de la chaîne, à chaque étape du traitement de la facture, permettant de garantir le lien entre la facture reçue, l’opération réalisée et son paiement. Ainsi l’entreprise est en mesure de démontrer à l’Administration Fiscale la réalité économique de l’opération en question.

La Piste d’Audit Fiable permet de reconstituer la chronologie du processus de facturation de son origine à son archivage.

C’est le portail public opéré par l’Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat (AIFE). Il s’appuie sur le même système que Chorus Pro, et propose un socle minimal de services pour l’échange de factures électroniques.

  • Concentre les factures et les données de facturation pour les transmettre à l’Administration Fiscale.
  • Gestion de l’annuaire référençant les plateformes choisies par les entreprises.
  • Service minimum gratuit de dépôt, transmission et réception des factures.

Le schéma en Y permet différentes modalités d’échange des factures et de transmission des données :
  • Circuit A : l’émetteur et le destinataire passent directement par le PPF.
  • Circuit B : l’émetteur ou le destinataire recourt au PPF tandis que l’autre utilise une PDP.
  • Circuit C : l’émetteur et le destinataire recourent chacun à une PDP.

Revient au suivi du cycle de vie, indiquant si l’avancement du processus : facture déposée, émise, reçue, mise à disposition, prise en charge, litige, suspension, refus etc.

Informations à disposition Novembre 2022

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