Elle est également connue sous le nom d’e-facture, e-invoicing ou facture
dématérialisée.
Selon la nouvelle réforme, une facture au format PDF ne sera plus acceptée. Une
facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme
dématérialisée, et elle comporte un socle minimum de données structurées. La facture
électronique devra suivre la norme EN16931 qui regroupera 164 données obligatoires.
D’ici quelques mois, seuls les formats structurés ou mixtes seront acceptés. Le
socle accepté par le Portail Public de facturation (PPF) est composé de 3 formats de
factures électroniques reposant sur des standards sémantiques et syntaxiques
respectant la norme européenne EN 16931 :
1 format mixte Factur-X
2 formats structurés UBL et CII. C’est une facture émise, transmise, et reçue sous
forme dématérialisée de bout en bout grâce à des plateformes ou portails. Elle sera
adressée au client par l’intermédiaire d’un OD lui-même travaillant directement avec
une PDP.
Factur-X : anticipons dès maintenant
Selon la nouvelle réforme, une facture au format PDF ne sera plus acceptée. Seuls les formats structurés ou mixtes seront le seront.
Le socle accepté par le Portail Public de facturation (PPF) est composé de 3 formats de factures électroniques reposant sur des standards sémantiques et syntaxiques respectant la norme européenne EN 16931 :
- 1 format mixte Factur-X
- 2 formats structurés UBL et CII.
Les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) et les Opérateurs de Dématérialisation (OD) devraient être en capacité de transformer aux formats du socle.
Qu’est-ce-qu’une facture électronique ?
Les acteurs de la facturation électronique
OD, PDP, PPF quels sont les rôles des acteurs ?
3 types d’acteurs sont en mesure de gérer les factures électroniques :
- Le portail public de facturation – PPF
- Les plateformes de dématérialisation partenaires – PDP
- Les opérateurs de dématérialisation – OD
Toutes les données remonteront OBLIGATOIREMENT au PPF. Une fois les données centralisées, le PPF transmettra les informations à l’Administration Fiscale.
Quels sont les rôles de chacun ?
PPF :
- Concentre les factures et les données de facturation pour les transmettre à l’Administration Fiscale.
- Gestion de l’annuaire référençant les plateformes choisies par les entreprises.
- Service minimum gratuit de dépôt, transmission, réception et archivage des factures. Transmission des 4 statuts obligatoires.
OD :
Il s’agit du flux le plus direct entre l’entreprise et le PPF + Administration
fiscale. L’OD est raccordé au PPF ou à une PDP.
L’OD est chargé de transmettre les données de facturation dans un format défini avec
le client (Factur-X, UBL ou CII) et de les envoyer via le PPF ou la PDP.
- Propose des services de dématérialisation des factures aux entreprises pour émission et réception.
- Sont l’intermédiaire lors de l’émission de factures entre le fournisseur et sa plateforme d’émission, et lors de la réception des factures entre l’acheteur et sa plateforme de réception.
- L’OD assure aussi la gestion des statuts. Il permet le dépôt et la récupération en masse des informations auprès du PPF.
PDP :
Elles sont immatriculées auprès de l’Administration Fiscale et certifiées pour 3 ans
renouvelables.
Elles proposent des services payants, avec probablement des fonctionnalités
complémentaires à celles du PPF :
- Emettre et recevoir les factures électroniques directement aux destinataires.
- Extraire les données de facturation et règlement pour les transmettre à l’Administration Fiscale.
- Assurer l’interopérabilité et la communication entre elles.
Quel processus choisir pour la dématérialisation de mes factures ? Flux direct ou indirect ?
Dans un premier temps il faut savoir que le PPF est l’incontournable de la
réforme.
Le PPF (Portail Public de Facturation) est l’acteur indispensable de la
dématérialisation des factures :
- Rôle de réceptacle de toutes les données contenues dans les échanges de factures entre entreprises
- Rôle de lien avec l’Administration Fiscale
- Rôle de contrôle de TVA
Mais les entreprises ne passeront pas directement par la PPF, elles devront
choisir un intermédiaire.
Mais alors, quel processus choisir pour faire le lien entre mon entreprise et le
PPF + Administration fiscale ?
Il existe 2 solutions pour les entreprises : choisir un OD ou une PDP…
Le flux direct : OD
Choisir un Opérateur de Dématérialisation permet d’adopter le flux le plus
direct et le moins coûteux pour une entreprise. En effet, il s’agit du circuit
proposé par l’Administration Fiscale, il est gratuit et ouvert à toutes les
entreprises en France. Si vous choisissez cette solution, et si vous votre ERP
génère déjà au format Factur-X, la seule
dépense consiste en la mise en place d’une solution fournie par un OD (comme
Ededoc) afin de recevoir, interpréter et conserver les données du flux de
Factur-X entrantes.
Si votre ERP n’édite pas de factures au format Factur-X, Ededoc vous accompagne
dans la conduite du changement.
Le flux direct est en totale conformité avec la réforme.
Le flux indirect : PDP
Les entreprises pourront passer par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire, qui proposera un service payant. Le rôle de cette plateforme sera de convertir, si nécessaire, les factures au bon format puis de transmettre les données à contrôler à l’Administration Fiscale (e-reporting) et au PDP de l’acheteur (e-invoicing). Chaque entreprise devra vérifier que la PDP choisie soit bien certifiée. Le dépôt de candidature sera ouvert en avril 2023..
Quel processus choisir pour la dématérialisation de mes factures ?
La réforme nécessite obligatoirement de mettre en place des nouveaux processus, en d’autres termes, d’innover et changer nos habitudes. La mise en place de nouvelles solutions doit être la plus simple possible pour les entreprises et organisations impactées par la réforme, le flux direct répondant parfaitement à ce besoin. Concernant le flux indirect, à ce jour il n’y pas encore d’éditeur ayant le statut de PDP, l’ouverture des demandes d’immatriculation étant prévue pour avril 2023.
En quoi Ededoc peut m’aider ?
L’opérateur de dématérialisation : Le rôle d’Ededoc dans la réforme de l’obligation de facturation électronique
L’opérateur de dématérialisation (OD) permet la transition vers le futur nouveau mode de facturation. L’OD pourra aider les entreprises pour faire le lien avec le PPF et proposera des services de dématérialisation et d’automatisation des traitements des factures (validation, le suivi de paiement, etc.)
- L’opérateur de dématérialisation récupère les données de facturation dans le format défini avec le client.
- Et enfin il transmet en masse les factures via le PPF ou une PDP émettrice.
Dans le circuit de facturation, où intervient l’OD ?
- Récupération des factures fournisseurs émises dans le cadre de la réforme
- Échange des statuts
L’OD intervient à plusieurs niveaux:
- Il est l’intermédiaire entre le fournisseur et les PDP (dans le cadre de partenariats libres) – Transmissions en masse
- Il est l’intermédiaire entre l’émetteur et le PPF – Transmission en masse
Ededoc apporte ainsi une réelle valeur ajoutée dans votre gestion des factures fournisseurs et clients, et un accompagnement complet.
Chez Ededoc, nous proposons de vous accompagner dès maintenant dans la mise en place de la facturation électronique. Soyez prêt/e pour la réforme !
Informations à disposition Janvier 2023