Politique de confidentialité

1. Voici nos engagements :

Dans le cadre du respect de la législation nous avons mis en avant la sécurisation de vos données comme pilier central de nos actions.

Nous vous adressons des communications commerciales uniquement si vous nous en avez fait la demande. Vous pouvez changer d’avis à tout moment.

Nous nous interdisons de vendre ou de communiquer sur vos données, car pour nous vos données personnelles ne sont pas des biens comme les autres.

Pour ce faire, nous ne collaborons qu’avec des partenaires de confiance et nous avons sensibilisé nos salariés au RGPD.

Ainsi, nous respectons les principes de transparence et de finalités tels que défini par les législateurs européen et national.

Parallèlement, nous nous assurons de respecter vos droits, nous nous efforçons également, de constamment de satisfaire à vos demandes dans la mesure du possible, en respectant nos propres responsabilités juridiques et opérationnelles.

2. Les types de données à caractère personnel utilisées par EDEDOC

Pour rappel, une donnée à caractère personnel, telle que définie par la CNIL, désigne toute information susceptible de vous identifier directement (par ex., votre nom) ou indirectement (par ex., par le biais de données pseudonymisées tel qu’un identifiant unique).

Cela signifie également que les données à caractère personnel incluent des informations telles que des adresses postales/de messagerie, numéro de téléphone portable, noms d’utilisateur, des contenus générés par des utilisateurs, des données financières par exemples. Les données à caractère personnel sont également susceptibles d’inclure des identifiants numériques uniques comme l’adresse IP de votre ordinateur ou l’adresse MAC de votre appareil mobile, ainsi que des cookies.

Nous tenons à vous présenter les différents types de données à caractère personnel que nous pouvons obtenir directement de votre part ou pour donner suite à votre interaction avec nous, la manière dont nous pouvons les utiliser, les personnes avec qui nous les pouvons les partager, la manière dont nous les protégeons et assurons leur sécurité, ainsi que les droits dont vous bénéficiez concernant vos données à caractère personnel.

Vous pouvez bien sûr ne pas être concerné par toutes ces situations. La présente politique de protection des données à caractère personnel a pour but de vous donner un aperçu de l’ensemble des situations dans lesquelles nous pourrions être amenés à interagir ensemble.

Nous pouvons collecter des données à caractère personnel auprès de vous, ou en recevoir de votre part, via nos sites Internet, via le contrat nous liant.

Dans certains cas, vous nous communiquez des données à caractère personnel directement (par ex., lorsque vous procédez à la création d’un compte, lorsque vous nous contactez).

Dans d’autres cas, nous procédons à la collecte de ces données (par ex., en utilisant des cookies afin de comprendre comment vous utilisez nos sites Internet/applications) ou les données en question nous sont adressées par des tiers, y compris d’autres entités du Groupe NVL.

Lorsque nous collectons des données, notamment sur le formulaire, nous signalons les champs obligatoires au moyen d’une astérisque.

En effet, certaines des données que nous vous demandons nous sont indispensables pour les raisons suivantes :

L’exécution du contrat que nous avons conclu avec vous ou votre employeur (par ex., vous assurer de la disponibilité des documents)
La fourniture du service que vous nous avez demandé (par ex., afin de vous envoyer une newsletter)
Le respect des obligations légales (par ex., la facturation).

Le fait de ne pas renseigner les champs signalés par une astérisque pourra impacter notre capacité à vous offrir les produits et services.

Vous trouverez ci-dessous des informations plus détaillées apportant des explications sur les éléments suivants :

Lors de la création et la gestion du compte : pour les solutions de PORTAIL EDEDOC et MY EDEDOC. Dans ce contexte, les données collectées par EDEDOC ou la plateforme ressortent de la responsabilité de l’employeurs.

Dans tous les autres cas et selon la fréquence de vos interactions avec nous, ces données à caractère personnel peuvent comprendre :

Nom ;
Prénom ;
Adresse de messagerie ;
Téléphone ;
Société ;
Code postal ;
Identifiant, nom d’utilisateur et mot de passe ; (pour les solutions EDEDOC)

Dans ce cadre-là, le fondement contractuel repose sur l’exécution du contrat qui lie EDEDOC avec vous ou avec votre entreprise.

Pour les cas de prospection, mais nous agissons toujours avec votre consentement, que vous pouvez à tout moment retirer.

Il est dans notre intérêt légitime de maintenir le plus haut niveau de sécurité sur nos sites Internet/ applications et assurer ainsi leur protection contre la fraude, ainsi que nous aider à mieux comprendre vos besoins et vos attentes et, ainsi, améliorer nos services, produits et marques.

a. La navigation en ligne

Les données collectées par des cookies ou des technologies similaires (ci-après des « Cookies ») lors de votre navigation sur le site Internet/applications de EDEDOC ou sur le site Internet/applications d’un tiers. Pour toute information sur des Cookies spécifiques placés par le biais d’un site Internet/application donné, veuillez consulter notre page dédiée.

Il s’agit de données qui sont collectées dans notre intérêt légitime pour vous proposer des sites Internet/des applications, des publicités et des communications qui fonctionnent correctement, et améliorer en permanence les cookies qui sont (i) fondamentaux pour le fonctionnement de notre site Internet, (ii) utilisés pour assurer la protection et la sécurité de notre site Internet. Pour les autres cookies, vous pouvez les refuser car ils reposent sur votre consentement.

b. Utilisation des applications et des appareils

Il s’agit des données collectées dans le cadre de votre utilisation de nos applications et/ou dispositifs pour vous fournir les prestations demandées. Dans ce cas-là nous agissons dans le cadre de l’exécution du contrat. En effet, il s’agit de vous fournir le service demandé.

c. Informations issues de la navigation

Nous rassemblons certaines informations automatiquement pour analyser les tendances et administrer nos sites Web et les autres Services. Ces informations peuvent comprendre votre adresse IP (Internet Protocol) (ou le serveur proxy que vous utilisez pour accéder à Internet), les numéros d’identification de l’appareil et de l’application, votre emplacement, votre type de navigateur et votre langue, votre fournisseur de services Internet ou votre opérateur mobile, les pages, fichiers et vidéos que vous avez consultés, vos recherches, les informations sur votre système d’exploitation et la configuration de votre système, ainsi que les horodatages associés à votre utilisation. Lorsque vous consultez nos sites Web, nous recevons également automatiquement l’URL du site Web depuis lequel vous vous êtes connecté(e) et celui vers lequel vous vous dirigez après avoir quitté notre site Web.

d. Contenu généré par des utilisateurs

En l’espèce, il s’agit des cas où vous postez du contenu sur l’un de nos médias sociaux ou que vous acceptez que nous réutilisions le contenu que vous avez mis en ligne sur les réseaux sociaux. Nous pouvons collecter vos nom et prénom ou alias ; adresse de messagerie ; photo. Dans ce cadre-là, la base légale repose sur le consentement.

e. Utilisation des applications et des appareils

Les données collectées dans le cadre de votre utilisation de nos applications et/ou dispositifs peuvent comprendre : vos nom et prénom ; adresse de messagerie ; téléphone ; société ; code postal. Nous utilisons ces données afin notamment vous fournir le service demandé lors de la contractualisation et dans notre intérêt légitime en ce qui concerne l’amélioration des produits.

g. Fournisseurs de service

Des tiers qui nous fournissent des services d’analyse pour les Services peuvent aussi collecter automatiquement certaines des informations décrites ci-dessus, notamment l’adresse IP, les temps d’accès, le type de navigateur et la langue, le type d’appareil, ses identifiants et les informations sur le Wi-Fi. Veuillez consulter les politiques et déclarations de confidentialité respectives de ces tiers pour plus d’informations, notamment pour savoir comment Matomo utilise vos données de navigation et vos données personnelles.

3. Accesssibilité des données

Nous pouvons communiquer vos données en interne afin de nous conformer à nos obligations légales, en vue d’empêcher la fraude et/ou de sécuriser nos outils, d’améliorer nos produits et services ou après avoir obtenu votre consentement.

En fonction des finalités pour lesquelles vos données ont été collectées, et uniquement si cela est nécessaire, certaines de vos données à caractère personnel peuvent être accessibles aux entités du Groupe NVL si elles sont pseudonymisées (ne permettant pas une identification directe) et si cela est nécessaire pour vous fournir les services demandés.

Si cela est permis, nous pouvons également partager certaines de vos données à caractère personnel, y compris celles collectées grâce aux cookies, dans le Groupe NVL afin d’harmoniser et de mettre en jour les informations que vous nous fournissez, afin de réaliser des statistiques basées sur vos caractéristiques et d’adapter nos communications.

Nous ne communiquons pas vos informations personnelles à des tiers autrement que dans les conditions suivantes :

Avec votre consentement, par exemple, lorsque vous acceptez que nous partagions vos informations avec des tiers à leurs propres fins de marketing, sous réserve de leurs politiques de confidentialité respectives.
Avec nos partenaires intermédiaires tels que les revendeurs, pour leur permettre de vous fournir les Services.
Avec des fournisseurs tiers, des consultants et d’autres prestataires de services qui travaillent pour nous et qui ont besoin d’accéder à vos informations à ces fins.
Pour (i) nous conformer à la loi ou répondre à des demandes légales et procédures juridiques, (ii) protéger les droits et les biens de la société EDEDOC et de nos agents, clients et autres, y compris pour appliquer nos accords, politiques et conditions d’utilisation, ou (iii) en cas d’urgence, pour protéger la sécurité personnelle de la société EDEDOC, de ses clients ou de toute autre personne.

Nous ne communiquons pas vos données à caractère personnel à des fins de prospection commerciale à des tiers ou à des entités de notre Groupe.

4. Transfert de vos informations personnelles

Les informations personnelles que nous collectons sont stockées et traitées en France et hors Union Européenne. L’ensemble de nos sites web et données entreprise sont hébergés sur les datacenters IDLINE, filiale du Groupe NVL qui sont hébergés en France, Angoulême 16. Nous prenons des mesures visant à faire en sorte que les données que nous collectons en vertu de la présente Politique soient traitées conformément aux dispositions de cette Politique et à la législation en vigueur, où que se trouvent les données.

5. Stockage et conservation de vos informations personnelles

Nous conservons vos données à caractère personnel uniquement le temps nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle nous détenons ces données, afin de répondre à vos besoins ou pour remplir nos obligations légales. Pour établir la durée de conservation de vos données, nous appliquons les critères suivants :

Si vous nous contactez dans le cadre d’une demande, nous conservons vos données à caractère personnel pendant trois mois à compter de la date de fin de traitement de votre demande ;
Si vous créez un compte, nous conservons vos données à caractère personnel jusqu’à ce que vous nous demandiez de procéder à leur suppression ou à l’issue d’une période d’inactivité suivant votre qualité de prospect ou de client (c’est-à dire qui ‘il n’y a eu aucune interaction active avec le GROUPE NVL et ses entités) définie conformément aux réglementations et instructions au niveau local ;
Si vous ne vous êtes pas opposé à recevoir des messages de prospection commerciale de notre part, nous conservons vos données à caractère personnel pendant 3 ans à compter de votre dernière interaction avec nous ou, avant ce terme, si vous procédez à votre désinscription ou nous demandiez de les supprimer ;
Si vous achetez des produits ou des services, nous conservons vos données à caractère personnel pendant toute la durée nécessaire à l’exécution de la commande ;
Si nous sommes en relation avec vous dans le cadre de nos opérations de communication externe (par exemple, si vous êtes journaliste, bloggeur…), nous conservons vos données à caractère personnel tant que nous sommes en contact avec vous à cette fin et tant que vous n’avez pas demandé à ne plus recevoir de communications de notre part ;
Si vous participez en tant que professionnel à un de nos événements (salons, conférences de presse, événements presse…), et que votre image et/ou votre témoignage sont fixés/captés puis réutilisés à des fins de communication externe ou tout autre finalité qui serait indiquée, vos données à caractère personnel sont conservées pendant la durée nécessaire à la réalisation de ces finalités, telles que précisées dans le document qu’il vous sera demandé d’accepter et de signer.
Si des cookies sont placés sur votre ordinateur, nous conservons vos données uniquement le temps nécessaire pour atteindre leur finalité (par ex., pendant la durée d’une session pour les cookies liés au panier d’achat ou les cookies d’identification de session).
Nous sommes susceptibles de conserver certaines données à caractère personnel afin de remplir nos obligations légales ou réglementaires, et afin de nous permettre d’exercer nos droits (par ex., déposer un recours devant tout tribunal) ou à des fins statistiques ou historiques.
Lorsque nous n’avons plus besoin d’utiliser vos données à caractère personnel, nous les effaçons de nos systèmes et de nos fichiers ou procédons à leur anonymisation afin qu’elles ne permettent plus de vous identifier.

6. La securité de vos données a caractère personnel

Nous attachons une grande importance à la protection de vos données à caractère personnel, et prenons toutes les précautions raisonnables à cette fin.

Nous exigeons des partenaires qui gèrent vos données à caractère personnel pour notre compte qu’ils fassent de même, et ce par voie contractuelle. Nous faisons constamment tout notre possible afin de protéger vos données à caractère personnel.

Dès la réception de vos données, nous appliquons des procédures et des mesures de sécurité strictes afin de nous efforcer d’empêcher tout accès non autorisé. La transmission de données via Internet n’étant pas totalement sûre, nous ne pouvons pas garantir la sécurité de vos données qui sont transmises à notre site. Aussi, toute transmission s’effectue à vos propres risques.

7. Liens vers des sites tiers et connexion a des medias sociaux

Notre site Internet et nos applications peuvent occasionnellement contenir des liens vers les sites Internet appartenant à nos réseaux, annonceurs et affiliés partenaires. Si vous suivez un lien vers l’un quelconque de ces sites Internet, veuillez noter que ces sites disposent de leurs propres politiques de protection des données à caractère personnel et que nous ne sommes pas responsables concernant ces politiques. Nous vous invitons à prendre connaissance des termes de ces politiques avant d’envoyer toute donnée à caractère personnel à ces sites Internet.

Nous pouvons également vous offrir la possibilité de vous connecter grâce à vos réseaux sociaux. Si vous décidez de procéder de la sorte, nous attirons votre attention sur le fait que vous nous communiquez les informations de votre profil en fonction du paramétrage des réseaux sociaux que vous utilisez. Nous vous invitons à vous rendre sur le media social concerné et à consulter sa politique de protection des données à caractère personnel afin de comprendre de quelle façon vos données sont partagées et utilisées dans ce cadre.

8. Vos droits

Si vous souhaitez demander la consultation, la correction ou la suppression de certaines de vos informations personnelles que nous détenons ou une modification de la manière dont nous utilisons vos informations, veuillez nous contacter, en justifiant de votre identité, à l’adresse suivante : dpo@ededoc.fr

Nous pouvons cependant refuser les demandes déraisonnables, interdites par la loi ou que la législation en vigueur n’impose pas d’honorer.

Vous pouvez choisir de ne plus recevoir d’e-mails de promotion de la part de la société EDEDOC en suivant les instructions figurant dans ces e-mails. Si vous décidez de ne plus en recevoir, nous pourrons malgré tout continuer à vous envoyer des e-mails non promotionnels, par exemple à propos de vos comptes ou de nos relations commerciales en cours. Vous pouvez aussi envoyer des demandes concernant des changements de vos informations ou de vos préférences de contact, en adressant un courriel à l’adresse suivante dpo@ededoc.fr.

Il existe sur les navigateurs Web des signalements et d’autres mécanismes (par exemple, des paramètres « Do not track ») qui peuvent indiquer votre choix de désactiver le suivi et, même si nous et d’autres entités vous proposons les choix décrits dans la présente Politique, nous n’honorons pas ces mécanismes actuellement.

EDEDOC respecte votre droit à la vie privée : il est important que vous ayez la maitrise de vos données à caractère personnel. Vous disposez des droits suivants :

Le droit d’être informé, le droit d’accéder à vos données personnelles que nous possédons sur vous,
Le droit de rectifier vos données si elles sont inexactes ou périmées et/ou soient complétées si elles sont incomplètes demander à ce que les données soient limitées.
Selon les cas vous pouvez demander l’effacement ou faire valoir votre droit à l’oubli ;
De vous opposer à la prospection commerciale en cliquant sur le lien qui est présent dans toutes nos communications ou en nous envoyant un mail à l’adresse : dpo@ededoc.fr.
Vous pouvez également vous opposer et retirer votre consentement concernant les traitements concernées ;
Vous pouvez paramétrer les cookies en les refusant totalement ou partiellement ;
Enfin, vous pouvez également saisir l’autorité de contrôle, la CNIL par courrier à l’adresse suivante : Commission nationale de l'informatique et des libertés, 3 Place de Fontenoy; TSA 80715, 75334 PARIS CEDEX 07.

9. Modifications de la présente politique

La société EDEDOC peut modifier cette politique à tout moment. Si nous apportons des modifications à la présente Politique, nous modifierons la date de « Dernière mise à jour » ci-dessus, vous adresserons un avis à ce sujet ou obtiendrons le consentement aux changements qui peut être requis par la législation en vigueur.

10. Questions

Si vous avez des questions à propos de la présente Politique ou si vous souhaitez déposer une réclamation à propos de nos pratiques de confidentialité, veuillez-nous contacter à l’adresse dpo@ededoc.fr.